年末が近づき、会社などでももうそろそろ忘年会の話が出始めているところもあるのではないでしょうか。もしかしたら、すでに日時や会場などの詳細が決まっているところもあるかもしれませんね。
忘年会の幹事は新入社員の方がやることが多いと思いますが、実際に幹事はどうしたらいいのか悩んでしまう方が多いのではないでしょうか。
今回は幹事を任された新入社員の方に向けて事前準備ややるべき事、やってはいけない事などをお知らせしますね。
これぞ幹事力！！事前準備が当日の良し悪しを決める！
まずは事前準備についてご紹介します。忘年会の前には何をすれば良いのでしょうか？
幹事になったら、まずは役割分担をある程度決め、忘年会までのスケジュールを作ったうえで事前準備を行いましょう。
10人以上参加する場合は、一人では目が行き届かないことがあるので、当日限りのお手伝いのお願いができる人を探しておきましょう。
この時、以前の忘年会で幹事になった方から値段や場所、人数、忘年会当日のことなど参考になりそうな事を聞いておくとよいでしょう。
また、周りの同僚や先輩にどんなお店がいいか聞いておくと、お店選びが楽になると思いますよ。
事前準備をする時には当日までのスケジュール(〇〇日前までにお店の予約、〇〇日前までにメールで案内する、etc..)をまずは立てましょう。その後に日にちと時間、予算を決めていきます。
毎年忘年会は12月第2週〇曜日など日にちが決まっているなら、場所だけは早めに抑えておきましょう。
この時の予算は、もし忘年会でゲームなどをして追加で料金がかかるようならば、その金額も足した合計金額で考えましょう。
そして次にその予算の範囲内でおさまるようにお店と料金(コース)を決めていきます。
年末は忘年会シーズンなので、なるべく早めにお店の予約を取るようにしましょうね。実際にお店などが一通り決まったら、次に当日の進行表を作成しましょう。
乾杯や挨拶などお願いしたい方には事前に依頼をしておきましょう。
その他にも当日に必要なもののチェックリストを作ったり、当日心配であれば進行原稿の作成もしておきましょう。
忘年会で絶対やるべきコト、やってはいけないコト
続いて忘年会でのやるべき事と、やってはいけない事についてご紹介します。
【やるべき事】
当たり前のことですが、当日は幹事としてしっかりと仕事をしましょう。飲み過ぎてしまい、進行が出来ない…なんてことにならないようにしてくださいね。
また、幹事なのでお店には1番最初に行きましょう。
当日残業で忘年会に間に合わないなんてことがないように前もって仕事をしておいてくださいね。
そして、幹事の仕事の一つでもありますが会費の徴収と受付が必要です。
人数が多い場合は事前に会費を徴収しておくなどして当日スムーズに受付ができるようにしておきましょう。
その他にも忘年会中は飲み物がカラになっていないか、料理はまんべんなく出ているかなどに気をつけ、終了後は必ず忘れ物がないか確認をしましょう。
【やってはいけない事】
先程も述べたように飲み過ぎて周りに迷惑をかけないようにしましょう。
また、乾杯や挨拶をお願いする方の役職や名前を間違えると失礼にあたりますので必ず事前に確認してくださいね。
忘年会終了後…参加者への感謝も忘れずに
忘年会が終わったあと、参加してくれた方々へお礼を伝えるのも幹事の仕事の一つです。
翌営業日に参加してくれた方に会った時にはお礼を伝えるようにしましょう。参加者全員へお礼のメールを送ってもいいですね。
特に、乾杯や挨拶をお願いした方にはそのお礼も伝えましょう。
まとめ
今回は、忘年会の幹事についてご紹介しました。
しっかりと事前に準備をし、楽しい忘年会にしてくださいね。
ちなみに忘年会だけではなく、新年会やその他の飲み会でも同じことが言えると思いますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。