現在では、会社への連絡もメール一本で済んでしまうような職場も多くなってきましたが、新入社員として入社したての場合、病欠などで欠勤する場合はどのような連絡手段を使用したほうが良いのか、ちょっと迷いませんか？
私が勤めていたときは電話のみの対応でしたが、声が全くでないときの電話連絡は結構大変なものでした。
欠勤連絡はメールでしてもよいのか、欠勤連絡のマナーをみてみましょう。
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欠勤を伝える時は、一方的に「休みます」ということはマナー違反になります。
必ずどんな理由で欠勤をするのかをきちんと伝えた上で「お休みを頂いてもよろしいでしょうか」と伺う姿勢で相手からの承諾を得ましょう。
しかし、会社側も、どうしても休んでほしくない時などがありますので、そこはきちんと話し合って決めてくださいね。
・相手がメールを読んでいるのか
・相手がメール内容を承諾しているのか
といったことが不明瞭です。
相手が読んでいなければ、正に「一方的な休みます宣言」になってしまいます。
また、メールですと相手側に返信メールを打ってもらう必要も出てきますし、電話での対応よりも時間を無駄にしてしまうことがありますので、出来るだけメールでの欠勤連絡は避けましょう。
しかし、電話をしても上司に繋がらない場合は、一旦メールで欠勤の理由を伝えましょう。
その場合、メールで欠勤の理由をきちんと説明して、改めて上司に電話をすることが大切です。
こうすることで、無断欠勤というトラブルを避けることが出来ます。
欠勤連絡に必要な情報は？
欠勤の連絡には、欠勤の理由をかならず伝えましょう。
たとえば高熱でインフルエンザの可能性があり、嘔吐と熱もある場合、集団感染の可能性があるので休むということが欠勤理由になります。
このように欠勤の理由を明確に伝えることが大切なので「今日は調子が悪いので休みます」という欠勤連絡ではいけません。
「大変お忙しい中申し訳ございませんが、昨晩から高熱が続いております。
インフルエンザの可能性を考えまして、病院で検査を受けたいのですが、本日お休みを頂くことは可能でしょうか？」
このような内容で連絡をした後、病院で診断書を貰ってこなくてはいけないかどうかなどを上司と相談して欠勤を承諾してもらいましょう。
欠勤の内容を詳しく伝えることで、会社側としても今日一日だけのことなのか、長引きそうなのかの予測が立てやすく、仕事への影響をできるだけ少なくすることが可能になります。
休み明けで出社した時の挨拶は？
長期で欠勤した場合など、次の日から出勤できるような状態になったら必ず、前日までに上司に連絡をしましょう。
「ご迷惑をおかけいたしましたが、体調が回復しましたので復帰したいと思います」
などの言葉でも良いので、とにかく上司に連絡を入れてください。
体調が悪かったから休んだ、というのはわかりますが、会社という組織は一人でも欠勤してしまうと仕事量を補うために誰かが負担をしなければならないものです。
なので、必ず謝りの言葉を伝えましょう。
また、会社に言った時にも、改めて迷惑をかけてしまったことを謝罪し、自分の代わりに仕事を負担してくださった方々への感謝の気持ちを伝えることが大切です。
決して、無視をしてはいけません。
最近では「欠勤後に謝罪をしなくても大丈夫」という意見も多く見られますが、急な欠勤は少なからず周囲の方には迷惑をかけているのでお詫びの気持ちを伝えましょう。
この様な不測の出来事での対応が、周囲の人間関係や信頼関係など大幅に変わってくる一因となるので、やはり謝罪や挨拶などはしっかりしておきましょう。
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入社したばかりですとビジネスマナーに悩んでしまうことも多いとは思いますが、どんな時でも相手とのコミュニケーションが一番大切になります。
欠勤連絡はメールでという、社内規則があれば別ですが、そうでなければ電話での連絡をしましょう。
また、新入社員だとしても、会社にとって必要だからこそ雇用されており、自分の仕事は必ず存在していますので、欠勤すれば他の誰かに負担が行くことを忘れてはいけません。
だからといって無理をして出勤しても、周りに迷惑をかけてしまうことにもなりますので、無理をしないようにしてくださいね。